In diesem Artikel erklären wir dir, wie die Systematik unseres Matching-Prozesses funktioniert.

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Match der Belege durch Payment_Reference erreichen

Wann kein Matching erfolgen kann

Kein Matching von Belegen zu Transaktionen kann erfolgen, wenn:

1. Rechnungs- und Zahlbetrag nicht übereinstimmen (Fremdwährungsrechnungen und Zahlungen unter Abzug von Skonto können derzeit nicht gematcht werden)
2. Der Beleg liegt außerhalb der definierten Datums-Range (90 Tage vor, 30 Tage nach der Transaktion)
3. Der Beleg ist nicht in die Vorselektion gekommen (erledigen Sie insbesondere umfangreiche Buchhaltungen immer sehr zeitnah. Je weniger Belege für das Matching in Frage kommen, desto schneller und zuverlässiger funktioniert der Prozess)
4. Beleg wurden nicht korrekt ausgelesen oder die Transaktion wurde bereits verbucht

 

Vorselektion der für das Matching in Frage kommenden Belege

Wird eine neue Transaktion oder ein neuer Beleg in Fibufix verarbeitet, wird unser Matchingprozess angestoßen.
Dieser selektiert zunächst bis zu 1.000 Belege vor, welche für das Matching zu einer unverbuchten Transaktion in Frage kommen können.

Für die Vorselektion müssen die Belege folgende Kriterien erfüllen:

Datumsbereich:

• Das Rechnungsdatum darf maximal 90 Tage vor und maximal 30 Tage nach dem Transaktionsdatum liegen

Prüfung von Übereinstimmungen zwischen Rechnung und Transaktion (absteigend nach Wichtigkeit)

• Betrag plus Rechnungsnummer (Re-Nr. als alleiniger Wert im Verwendungszweck)
• Betrag plus Gegenpartei
• Betrag

 

Matchingprozess (normal)

Diese Liste aus maximal 1.000 Belegen wird anschließend durch unseren "Rater" verarbeitet. Ein Matching kommt zustande, wenn

1. Betrag auf der Rechnung mit dem Transaktionsbetrag übereinstimmt, plus
2. entweder: Gegenpartei der Rechnung entspricht Gegenpartei der Transaktion
3. oder: Rechnungsnummer ist eindeutig im Verwendungszweck angegeben

 

Matchingprozess über "Payment Reference"

Zahlungen, die über einen Zahlungsdienstleister wie PayPal, Amazon oder Stripe eingehen, enthalten in aller Regel keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, da die Rechnungsstellung im E-Commerce zumeist erst nach der Zahlung erfolgt.
Auch bei Überweisungen gibt es den Fall, dass eine Zahlungsreferenz angegeben wird, diese jedoch nicht der Rechnungsnummer entspricht.
Dadurch verliert Fibufix eine wichtige Eigenschaft zum Matching, denn neben dem Betrag ist ein Match von Rechnungsnummer und/oder der Gegenpartei erforderlich. Damit das Matching dennoch funktioniert und vor allem bei einer hohen Anzahl von Ausgangsrechnungen die Zuordnung automatisiert stattfindet, ziehen wir im E-Commerce die sogenannte "Payment Reference" heran. Diese muss sich zwingend auf deinem Ausgangsrechnungen wiederfinden.

Um einen 100% Match von Zahlungen und Belegen zu erreichen, muss sowohl für die Zahlung als auch den Beleg die Zahlungsreferenz mit übergeben werden.

 

Payment Reference bei Transaktionen

Bei Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Amazon Pay oder Stripe bekommt Fibufix die Payment Reference separat mit übergeben und speichert diese mit ab.
Wenn deine Kunden überweisen, kann die Zahlungsreferenz auch im Verwendungszweck angegeben werden. Hier hängt ein erfolgreiches Matching dann aber vor allem davon ab, ob der richtige Beleg es in die Vorselektion der maximal 1.000 Belege nach den oben beschriebenen Kriterien geschafft hat. Erledige umfangreiche Buchhaltungen daher nach Möglichkeit immer sehr zeitnah.

Wichtig: wenn du Transaktionen via API oder Import übergeben, musst du die Payment Reference unbedingt im dafür vorgesehenen Feld "Zahlungsreferenz" mit übergeben

 

Payment Reference bei Belegen

Wenn du deine Ausgangsrechnungen per API übermittelst oder als CSV-Datensätze importierst, übergebe bitte ebenfalls unbedingt den Wert "Zahlungsreferenz".

Wenn du über die API die Zahlungsreferenz nicht übergeben oder deine Belege klassisch, z.B. per Dropbox, E-Mail oder manuellem Upload, übermitteln, müssen wir die Payment Reference auf dem Beleg auslesen können. Hierfür solltest du eines der folgenden Signalwörter vor die Payment Reference stellen:
"Verwendungszweck", "Purpose", "Transaktions-ID", "Transaction-id", "Referenz-Nr", "Reference-ID", "Referenz", "Reference", "Zahlungsreferenz"

Diese Wörter dürfen durch ein Satzzeichen und ein Leerzeichen von der Payment Reference getrennt sein.

Zulässig sind z.B.: "Referenz: 123456abc" oder "Referenz 123456abc" oder "Zahlungs-Referenz: 123456abc".

Nicht zulässig sind z.B.: "Referenz123456abc" oder "Die Payment-Referenz Ihrer Bestellung lautet: 123456abc"

Sonderfall: Warenwirtschaftssystem "Billbee"
In Billbee gibt es im Rechnungslayout verschiedene Platzhalter. Unter diesen Platzhaltern befinden sich auch die {PaymentReference} und die {PaymentTransactionID}. Beide können mit in das Rechnungslayout übernommen werden und die Payment_Reference wird zukünftig an Fibufixvia API übergeben.