Um Automatisierungsregeln anzulegen, navigiere bitte in den Menüpunkt “Einstellungen” und wähle dort den Reiter “Automatisierungsregeln”.
Automatisierungsregeln finden immer nur Anwendung, wenn neue Belege oder Transaktionen importiert werden. Auf bereits existierende Geschäftsvorfälle können die Automatisierungsregeln nicht angewendet werden.
Um die Automatisierungsregeln für Eingangsrechnungen zu nutzen, müssen die Kreditoren aktiviert sein. Damit eine Regel für Ausgangsrechnungen anlegt werden kann, müssen die Debitoren aktiviert werden. Wie du mit Debitoren und Kreditoren arbeitest, erfährst du hier:
Die Automatisierungsregeln funktionieren über klassische “Wenn / Dann”-Funktionen, die anhand vorgegebener Kriterien bzw. Auswahlmöglichkeiten frei definiert werden können.
Automatisierungsregeln können für drei Bereiche formuliert werden. Diese lauten Transaktion, Eingangsbeleg und Ausgangsrechnung.
Transaktion:
Im Bereich der Transaktionen können folgende Kriterien ausgewählt werden:
Eingangsbeleg:
Im Bereich der Eingangsbelege können folgende Kriterien ausgewählt werden:
Ausgangsrechnung:
Im Bereich der Ausgangsrechnungen können folgende Kriterien ausgewählt werden:
Für die genannten Kriterien gibt es folgende Auswahlmöglichkeiten:
Gegenpartei, Verwendungszweck, Rechnungssteller, Rechnungsempfänger und Rechnungsnummer:
Betrag:
Volltext:
Die Automatisierungsregeln können verschiedene Funktionen auslösen.
Beleglos markieren
Eine Transaktion kann mit Hilfe einer Automatisierungsregel als beleglos markiert werden.
Dies kann zum Beispiel bei Mietzahlungen oder Kontoführungsgebühren hilfreich sein.
Kontieren auf
Sowohl eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung, als auch eine Transaktion kann über eine Automatisierungsregel auf ein Buchungskonto gebucht werden. Wiederkehrende Geschäftsvorfälle, wie Miete oder Telefonkosten, die immer auf dasselbe Buchungskonto gebucht werden, können so direkt verbucht werden und müssen nicht erneut bestätigt werden. Die Diskette ist also bereits grün.
Buchungsvorschlag auf
Auch kann über eine Automatisierungsregel der mitlernende Buchungsvorschlag überschrieben werden.
Kreditor zuweisen
Ein Eingangsbeleg kann über eine Automatisierungsregel einem Kreditoren zugewiesen werden. Hier kann mit Hilfe von Stichworten beispielsweise ein Sammelkreditor angesprochen werden.
Debitor zuweisen
Einer Ausgangsrechnung kann mit Hilfe einer Automatisierungsregel ein Debitor zugewiesen werden. Wenn beispielsweise ein Sammeldebitor für einen bestimmten Marktplatz verwendet wird, hilft diese Funktion weiter.
Mit Hilfe der Automatisierungsregeln können diese exemplarischen Work-Flows dargestellt werden: