Büro: Wie schreibe ich Rechnungen?

Büro: Wie schreibe ich Rechnungen?


Dieser Artikel zeigt dir, welche Möglichkeiten der Faktura dir in Fahrschulcockpit-Desk zur Verfügung stehen und was dabei zu beachten ist.

Grundsätzlich verfolgt Fahrschulcockpit die Strategie, den Aufwand für Faktura und Mahnwesen abzuschaffen. Aus diesem Grund gibt es LivePay. Du als Unternehmer steuerst, in welchem Maße dein Kunde die LivePay-Funktion nutzen. Zur Unterstützung erhältst du von uns Marketingmaterial für das Onboarding deiner Kunden.

Dennoch steht dir in Fahrschulcockpit auch der klassische Weg des Rechnungschreibens zur Verfügung. Fahrschulcockpit unterscheidet 3 mögliche Bezahlarten:
  1. ClassicPay (manuelle Fakturierung)
  2. PrePay (Vorkasse)
  3. LivePay (Vollautomatische Bezahllösung, Zug um Zug, wenn Leistung entsteht)

Welche Bezahlart nutze ich bei welchem Kunden?

Für Privatkunden nutzt du LivePay. Der Bezahlvorgang ist automatisiert. Du brauchst keinerlei Rechnungen schreiben. Mit der Unterschrift der Fahrstunde wir der Bezahlvorgang vollautomatisch eingeleitet. Dein Kunde muss auch nichts unternehmen. Selbstverständlich erhält dein Kunde eine Übersicht seiner Leistungen und Zahlungen in seiner drive.buzz-App und hat damit immer volle Kostenkontrolle. Mit dem Abschluss der Ausbildung stellt Fahrschulcockpit die Abschlussrechnung (Saldo = 0,-) als PDF in den drive.buzz-Account des Schülers damit er auch formal eine korrekte Rechnung hat. Das alles geschieht voll automatisiert. Selbst die gesamte Buchhaltung ist bei LivePay bereits erledigt. Ein hoher LivePay-Anteil spart dir nicht nur Zeit, sondern auch Rückfragen und minimiert dein Ausfallrisiko.
Nutzt du LivePay, schreibst du nie mehr Rechnungen. Du sortierst auch kleine Kontoauszüge mehr und ordnest Beleg für den Steuerberater!
Kunden mit Zahlungsschwierigkeiten wirst du auf PrePay umstellen. Der Kunde lädt sein Konto bei dir auf. Sämtliche Leistungen werden daraus verrechnet. Auch hier hat der Kunde in der drive.buzz-App immer die Übersicht seines Kontostandes. Du als Fahrschule hast allerdings einen höheren Aufwand (gemessen an LivePay), da du entweder Barzahlungen oder Überweisungen manuell dem Kunden zuordnen musst.

Firmenkunden/Agenturen wirst du wahrscheinlich per ClassicPay bedienen. Das bedeutet, du erbringst die Leistung und schreibst eine Rechnung. Dieser Vorgang hat den höchsten manuellen Aufwand und auch das größte Ausfallrisiko. Der Zahlungseingang muss manuell geprüft werden. Auch der Buchungsdatensatz für deinen Steuerberater muss manuell angelegt werden.

Wie funktioniert LivePay?

Wie du deinen Kunden für LivePay registrierst und was dafür erforderlich ist, haben wir dir in diesem Artikel ausführlich beschrieben. Einen Überblick bekommst du auch in diesem Video.


Wie schreibe ich Rechnungen für ClassicPay?

Hast du deinen Kunden bei der Anmeldung für manuelle oder automatische Fakturierung vorgesehen, ist das ClassicPay. Irgendwann im Prozess der Ausbildung triffst du eine Entscheidung, Rechnungen zu schreiben. Und das geht so:
  1. Gehe im Menü "Finanzen" auf "Rechnungen".
  2. Die Liste zeigt dir einen Überblick aller Rechnungsläufe (Rechnungsausgangslisten), die du bereits angestoßen hast.
  3. Klickst du einen Zeileneintrag an, zeigt dir das Fenster rechts eine Detailansicht des jeweiligen Rechnungslaufes.
  4. Fahre bitte mit dem Mauszeiger über die Symbole rechts in den Zeileneinträgen, um dich mit der Bedeutung bzw. Funktion vertraut zu machen.
  5. Grundsätzlich spart Fahrschulcockpit dir den Papieraufwand. Daher kannst du direkt aus dem System, Rechnungen per Mail an deine Kunden versenden (gesammelt, wiederholt, einzeln). Bitte nutze hierfür die Schaltflächen "Drucken" und "Mail" sowie das Auswahlfenster "Liste/Rechnungen" oben über den Zeileneinträgen.
  6. Einen neue Rechnung bzw. einen neuen Rechnungslauf startest du über die Schaltfläche "+".
  7. Im folgenden Fenster kannst du die Parameter für deinen Rechnungslauf auswählen.
  8. Klicke anschließend auf "Suche", um Positionen zu finden, die den gewünschten Parametern entsprechen.
  9. Du erhältst die Möglichkeit einer Vorschau jeder gefundenen Rechnung.
  10. Klickst du auf "Speichern", hast du einen neuen Rechnungslauf 8rechnungsliste) generiert.
  11. Nutze nun direkt die Möglichkeit des Mailversands, um die Rechnungen an deine Kunden zu versenden. Selbstverständlich kannst du an dieser Stelle die Rechnungen auch ausdrucken und postalisch verschicken.
Eine auf diese Art generierte Rechnung, ist sofort und vollautomatisch auch im drive.buzz-Account (Web) des Kunden verfügbar! Erkläre das deinem Kunden und sorge dafür, dass er weiß, wie er sich unter https://drive.buzz einloggen kann und wo er seine Rechnung einsehen kann. Damit beugst du reklamationen nach Art "ich habe die Rechnung nicht bekommen" grundsätzlich vor.

 

Und was mache ich bei PrePay?

Du schreibst keine Rechnung. Du sprichst mit deinem Kunden einfach ab, sein Konto aufzuladen. Den Zahlungseingang erfasst du unter Kunde -> Leistungen -> Neu -> Zahlung (Bar oder Überweisung). Fahrschulcockpit bietet dir nach dem "Speichern" einen Beleg per Ausdruck an. Dieser Beleg ist nicht erforderlich. Der Kunde hat den Zahlungsbeleg direkt in seiner drive.buzz Übersicht unter "Mein Konto".